AFAS Beoordeelproces instellen - Onkosten, reizen, uren en loonmutaties

Dagboek applicatie - Beoordelingsproces

Algemene werking

Alle boekingen die worden gedaan in de dagboek applicatie lopen via een beoordelingsflow binnen de applicatie. Dit is per boekingssoort instelbaar. Na afkeuring ontvangt de medewerker een taak in de dagboekapplicatie om de boeking aan te passen en opnieuw in te sturen. Hierbij kan de medewerker de boeking ook verwijderen. Na goedkeuring worden de boekingen naar AFAS gestuurd.

Inrichting beoordeelstappen

Per boekingssoort is het mogelijk om een apart beoordelingsproces in te stellen. Deze zijn te vinden onder het tabblad ‘Beoordeling’. Zodra een optie is aangevinkt, is deze actief voor alle boekingen die vanaf dat moment worden ingestuurd.

Beoordelingsstappen 

Je kunt zelf beoordelingsstappen configureren met eventueel condities en steekproeven. Dit werkt als volgt:

  • Klik op ‘Beoordelingsstap toevoegen’ om een nieuwe stap toe te voegen. Er is minimaal één stap nodig; anders wordt de declaratie automatisch goedgekeurd.

  • Klik op het potlood om de stap te wijzigen, of op de prullenbak om deze te verwijderen.

Bij het instellen zijn de volgende configuraties mogelijk:

  • Beoordelaar – Kies voor welke beoordelaar de stap is. Je hebt een keuze uit de leidinggevende volgens het organigram, iedereen met de rol HR in de applicatie of een zelf gedefinieerde gebruikersgroep.

  • Conditie – De voorwaarde wanneer de boeking beoordeeld moet worden.

    • Altijd – De beoordelaar moet de boeking altijd beoordelen.

    • Conditioneel op basis van aantal/bedrag – Stel een conditie in voor het aantal of het bedrag van de boeking. Geef aan bij welke waarde de boeking beoordeeld moet worden.

  • Steekproef – Stel een steekproefpercentage in. De boeking wordt op basis van willekeur en het opgegeven percentage wel of niet beoordeeld.
    (0 = geen steekproef, 99 = vrijwel alles in de steekproef. Kies een waarde tussen 0 en 99.)

Klik op Opslaan om de stap te behouden. Voeg eventueel meer stappen toe of verwijder ze.


Beoordeelpagina

Voor het beoordelingsproces is er één generieke pagina. 

Drie tabbladen:

  1. Alle openstaande boekingen – Met multi-select goedkeuring/afkeuring.

  2. Medewerkers met openstaande boekingen – Per medewerker kunnen alle openstaande mutaties via multi-select worden beoordeeld.

  3. Alle boekingen.

HR heeft daarnaast een vierde tabblad met alle boekingen die bij leidinggevenden openstaan, om eventueel in te grijpen.

  • Bij afkeuring is het verplicht om een reactie te geven.

  • Er is een multi-selectfunctie waarmee alle zichtbare regels in één keer kunnen worden gemuteerd.

  • Elke boeking heeft een eigen detailpagina waarin alle relevante informatie wordt getoond.

  • Er is een kolom met bijzonderheden die door de applicatie zijn gesignaleerd.


    • Related Articles

    • Dagboek applicatie - Onkosten declaraties

      In de dagboek applicatie is het mogelijk om kostensoorten in te stellen die als onkosten geboekt kunnen worden. Op deze pagina worden de diverse instellingen van dit soort toegelicht. Deze instellingen zijn te wijzigen als beheerder via Instellingen ...

    • Dagboek applicatie - Reis declaraties

      In de dagboek applicatie is het mogelijk om kostensoorten in te stellen die als reizen geboekt kunnen worden. Op deze pagina worden de diverse instellingen van dit soort toegelicht. Deze instellingen zijn te wijzigen als beheerder via Instellingen ...

    • Implementatie Dagboek applicatie - Interne medewerkers

      In deze handleiding wordt toegelicht hoe je de dagboek applicatie kan implementeren boven jouw AFAS omgeving. Dit is mogelijk wanneer je van ons toegang hebt gekregen tot een eigen Tenant. Word je geholpen door ons of door een implementatiepartner? ...

    • Testen van de dagboek applicatie

      Voor het testen van de oplossing zijn er enkele belangrijke onderdelen om rekening mee te houden. In dit artikel wordt een globaal testplan beschreven. In de bijlage van dit artikel is ook een excel format te vinden wat gebruikt kan worden voor het ...

    • Inloggen in de dagboek applicatie (authenticatie)

      De applicatie biedt twee manieren om te authenticeren: Via InSite met een iFrame Via Single Sign-On (SSO) Inloggen via iFrame (InSite/OutSite) De applicatie kan geïntegreerd worden in AFAS InSite of OutSite door middel van een iFrame. Dit betekent ...